若手社員がイベント運営を行いました!

先日行われた会社イベント(カンファレンス)の運営は、例年有志によるメンバーが担っていました。今年は若手に連絡・調整などの経験を積んでもらいたいという意向もあり、2020年入社の3名がカンファレンス実行委員として全てを担当することになりました。
この記事ではカンファレンス実行委員の取り組みについてお届けします。

感想や学んだこと

各自の経験や強みを踏まえた役割分担をして準備にあたり、無事に運営を成し遂げることができましたので、それぞれの視点から感想や学んだことをご紹介します。

Y・A
カンファレンス当日の司会進行を務めました。
普段は少人数に対して何かを話すことはあれど、職業柄なかなか大人数の前で司会を行う機会は少なく、当日はとても緊張していました。
ですが当日はとても素晴らしい発表をしてくれた社内メンバーの力もあり、無事に司会をやりとげることができました。
私が入社する前の個人的な経験(学生時代の放送サークル・司会活動)を考慮し、「現在」のみでなく「過去」にも焦点を当てた役割を提案していただいて、とても嬉しかったです。
また、カンファレンス後に実施した懇親会やアンケート中で非常に多くのお褒めの言葉を頂き、自分にとって大きな自信になりました。
また同じような機会があれば、ぜひ挑戦したいです!
S・K
カンファレンス資料「かわら版」の作成を担当しました。
「かわら版」では新入社員や社内のサークル活動を掲載するのですが、それぞれの魅力や特徴が伝わるように、弊社マスコットキャラクター「とらすけ」のイラストの活用や各内容を枠で囲むなど、色々な点でデザイン面を工夫しました。
余裕を持ったスケジュールで原稿を依頼するように心がけたので、資料作成はとてもスムーズに行えたと思います。
運営を通して、あまり接点が無かった社員とコミュニケーションを取る良い機会になりました。
また、後日にカンファレスを紹介するブログ記事を作成することになり、社外に向けた文章の書き方や注意点、構成についても学べたので、実行委員として活動できて良かったです。
R・D
社員へのイベント周知・関係者への連絡調整・進捗管理などを担当しました。
私からの連絡に対して、不明点があれば実行委員がすぐに確認してくれていたので、大きなトラブルなく準備・運営ができました。
また、私は以前にも実行委員の経験があり、準備や運営の流れを一通り把握していたのも成功の要因だったと思います。
業務が忙しく実行委員会との両立はとても大変でしたが、常に作業内容に優先順位を付けることを意識していたため、両立できました。
私が担当した役割は表向きには伝わりづらいですが、カンファレンス後に実施したアンケートでは、スムーズな進行や運営全体を評価してくれる方々がいたので、頑張ってよかったなと心から思いました。

あとがき

実行委員のメンバーは、それぞれ異なるプロジェクトや常駐支援先で仕事をしているため、対面での打ち合わせは数回しか実施できませんでした。
そのため、
 ・ チャットやスプレッドシートを活用することで情報共有を細やかにする
 ・ 相談する際は内容をより具体的にする
 ・ 指示をする際には作業手順を明記する
など、各自が工夫を凝らしたことによりスムーズな準備を行うことができました。

今回のイベント運営を通してメンバーそれぞれが沢山の経験や学びを得ることができましたし、なにより「同期の絆」がより深まりました。

来年は後輩に託すことになるかと思いますので、実行委員会経験者としてサポートができればと考えています。「トラスティアの若い力」が会社に貢献できるように引き続き活動していきます。

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この記事を書いた人

R.D
R.D
文系大学を卒業し、2020年4月に新卒1期生として入社。趣味はスポーツ観戦、ドライブ、サウナなど。